Colbai es una app para que los odontólogos lleven la historia clínica de sus pacientes. Aquí explicamos qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
1. Quién es el responsable
Colbai es una app desarrollada y operada por una persona natural, que es la responsable del tratamiento de los datos de las cuentas de Colbai:
- Nombre: Juan Sebastian Solano
- Documento de identidad: cédula de ciudadanía [NÚMERO DE CÉDULA] [o NIT/RUT, si estás inscrito ante la DIAN]
- Domicilio: [DIRECCIÓN, CIUDAD], Colombia
- Correo para consultas, reclamos y soporte: [CORREO DE CONTACTO]
- Teléfono: [TELÉFONO]
En esta política, “Colbai”, “nosotros” y “nuestro” se refieren a esta persona como titular y operadora de la app.
2. Datos de usuarios y datos de pacientes
En Colbai hay dos tipos de datos, y nuestro papel es distinto en cada uno:
- Datos de los usuarios (los odontólogos y consultorios que crean una cuenta). Colbai es el responsable de estos datos.
- Datos de los pacientes que el odontólogo registra en la app. El consultorio es el responsable, porque es quien atiende al paciente y decide qué registrar. Colbai actúa como encargado: guarda y procesa esos datos solo para prestarle el servicio al consultorio y siguiendo sus instrucciones.
Si eres paciente de un consultorio que usa Colbai, la primera vía para consultar o corregir tu información es ese consultorio. También puedes escribirnos y te ayudaremos a hacerle llegar tu solicitud.
3. Qué datos tratamos
De los usuarios
- Nombre del profesional y datos del consultorio, incluido su NIT.
- Correo electrónico, que se usa para iniciar sesión y recibir códigos y exportaciones.
- La contraseña, que se guarda cifrada con un algoritmo de un solo sentido. Nunca la vemos.
- Registros técnicos de la sesión y de la seguridad de la cuenta, como intentos de inicio de sesión.
De los pacientes (los registra el odontólogo)
- Datos de identificación y demográficos: nombre, apellido, cédula, sexo [y los demás campos de la ficha, p. ej. fecha de nacimiento o teléfono].
- Datos de salud: valoraciones, odontograma, diagnósticos, tratamientos, sesiones, procedimientos, materiales y notas clínicas.
- Costos de los tratamientos y sesiones.
- Citas, cancelaciones y sus motivos.
Audio del dictado
Cuando el odontólogo usa el dictado por voz, la app graba el audio y lo envía para transcribirlo a texto. Ver la sección 11.
4. Para qué los usamos
- Prestar el servicio: guardar la historia clínica, mostrarla, organizar citas y calcular las analíticas del consultorio.
- Transcribir el dictado por voz e interpretarlo como hallazgos del odontograma o como texto.
- Verificar la identidad del usuario al registrarse, al iniciar sesión y al recuperar la contraseña.
- Enviar al correo del usuario las exportaciones que pide (Excel y PDF) y los avisos de seguridad de su cuenta.
- Proteger el servicio: prevenir accesos indebidos y abusos, y detectar y corregir errores.
- Cumplir obligaciones legales y atender solicitudes de autoridades competentes.
No vendemos datos personales. No usamos los datos para publicidad ni rastreamos a los usuarios en otras apps o sitios web.
5. Datos de salud y de menores
Los datos de salud son datos sensibles según la Ley 1581 de 2012. Antes de registrarlos en Colbai, el consultorio debe obtener la autorización previa, expresa e informada de cada paciente, y explicarle que responder preguntas sobre datos sensibles es opcional, salvo lo que exija la ley para la atención en salud.
Cuando el paciente es menor de edad, la autorización la da su representante legal, y el tratamiento debe respetar el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.
Colbai no usa los datos de los pacientes para ningún fin propio distinto de prestarle el servicio al consultorio.
6. Con quién los compartimos
Para funcionar, Colbai usa los siguientes proveedores. Cada uno recibe solo lo necesario para su tarea, y algunos procesan los datos fuera de Colombia, lo que constituye una transmisión internacional de datos:
| Proveedor | Para qué | Qué datos recibe | Dónde |
|---|---|---|---|
| Render | Alojar el servidor y la base de datos | Todos los datos guardados en Colbai | [REGIÓN DE RENDER, p. ej. Estados Unidos] |
| OpenAI | Transcribir el dictado e interpretarlo | El audio dictado y su transcripción | Estados Unidos |
| Resend | Enviar correos (códigos, avisos y exportaciones) | Correo del usuario y el contenido del mensaje, incluidos los archivos exportados | Estados Unidos |
| [Sentry, si aplica] | Detectar errores técnicos | Información técnica del error. Antes de enviarla, eliminamos los números de cédula. | [REGIÓN] |
Según sus condiciones para clientes de su API, OpenAI no usa los datos que recibe para entrenar sus modelos. [Verificar con los términos vigentes de OpenAI cuánto tiempo conserva el audio y la transcripción.]
También podemos entregar datos cuando una autoridad competente lo exija por ley.
7. Cómo los protegemos
- Toda la comunicación entre la app y el servidor viaja cifrada (HTTPS).
- Verificación en dos pasos: además de la contraseña, se pide un código de 6 dígitos enviado al correo.
- Cada consultorio solo puede ver su propia información. Esto se exige en la aplicación y también en la base de datos.
- Bloqueo progresivo de la cuenta tras varios intentos fallidos de inicio de sesión.
- Rechazo de contraseñas que aparecen en filtraciones públicas conocidas.
- En el servidor solo guardamos una huella cifrada de cada token de sesión, nunca el token original.
- Al cambiar la contraseña se cierran todas las sesiones abiertas y se envía un aviso al correo.
- Las exportaciones solo se envían al correo del usuario que las pide.
Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo informaremos a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio según lo exija la ley.
8. Cuánto tiempo los conservamos
Conservamos los datos mientras la cuenta del consultorio esté activa. Los registros clínicos no se borran dentro de la app: se corrigen, para que la historia clínica se conserve como registro fiel.
El usuario puede eliminar su cuenta desde la app, en Perfil. Antes de borrar nada, Colbai le envía a su correo una copia completa de sus datos en Excel. Después elimina de forma definitiva el consultorio y toda su información de nuestra base de datos. Las copias de seguridad que la contengan se eliminan en un plazo de [PLAZO DE LAS COPIAS DE SEGURIDAD].
La normativa colombiana exige conservar la historia clínica por un tiempo mínimo. Esa obligación es del consultorio como responsable, que conserva la copia que recibe al eliminar la cuenta. [Confirmar en la revisión legal el plazo vigente y cómo se describe aquí.]
9. Tus derechos
Como titular de los datos tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Pedir prueba de la autorización que diste para su tratamiento.
- Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
- Revocar la autorización o pedir que se supriman, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros o ante el consultorio responsable.
10. Cómo ejercer tus derechos
Escríbenos a [CORREO DE CONTACTO]. Incluye tu nombre, tu número de identificación, qué pides y un correo para responderte. Si eres usuario de la app, escríbenos desde el correo de tu cuenta.
- Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en un máximo de 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes.
- Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o señalar un incumplimiento): respondemos en un máximo de 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos dentro de los 8 días hábiles siguientes.
Si eres paciente, recuerda que el responsable de tu historia clínica es el consultorio que te atiende (ver la sección 2).
11. Micrófono y dictado por voz
La app pide permiso para usar el micrófono solo para el dictado del odontograma y de las notas clínicas. El micrófono se activa únicamente cuando el odontólogo toca el botón de dictado, y cada grabación de un campo de texto dura como máximo 2 minutos.
El audio se envía a OpenAI para transcribirlo e interpretarlo. Colbai no guarda las grabaciones de audio; solo guarda el texto resultante como parte de la historia clínica. [Verificar en el código que el servidor no guarda el audio.] Puedes negar o retirar el permiso del micrófono en Ajustes del iPhone; el resto de la app sigue funcionando y puedes escribir los hallazgos a mano.
12. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia. Si el cambio es importante, lo avisaremos a los usuarios por correo o dentro de la app antes de que entre a regir.